NIKA, RISK PLAN, Юлия Хачатурян
Cтатья опубликована в журнале «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006 г.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Составить его необходимо не позднее, чем за две недели до начала календарного года. При этом необходимо учесть мнение выборного профсоюзного органа данной организации. Стандартный алгоритм действий при составлении графика отпусков следующий.
Секретарь либо кадровик:
собирает информацию у начальников подразделений о том, кто из работников, когда желает пойти в отпуск;
затем вносит эти данные в форму Т-7;
после чего подписывает у руководителя кадровой службы и первого лица организации.
Безусловно, желательно с графиком отпусков организации каждого работника ознакомить под роспись. Однако в унифицированной форме Т-7 отсутствуют графы, предназначенные для проставления подписей самими работниками. Выйти из этой ситуации мы можем двумя путями.
Первый: сделать лист ознакомления с графиком отпусков организации в произвольной форме. Она может «выглядеть» так, как показано в Примере 2.
Пример 2. ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ № Структурное подразделение Должность Ф.И.О. работника Дата ознакомления Отметка об ознакомлении 1. Цех №1 Водитель ледохода Н.Н.Северов 14.12.2005 подпись 2. Цех №1 Помощник водителя ледохода А.А.Снегов 14.12.2005 подпись 3. Цех №1 Ассистент помощника водителя ледохода Б.Б.Снежинкин 14.12.2005 подпись… Вице-президент по работе с персоналом А.А.Холодова (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)
Второй: добавить в унифицированную форму Т-7 столбец под названием: «отметка об ознакомлении с графиком».
Нормативно-правовой основой для подобных нововведений является Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации. В частности в нем сказано, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.
При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая:
код; номер формы;
наименование документа.
Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации. Такая модифицированная форма графика отпусков может выглядеть показано в Примере 3.
Приказ о внесении изменений в унифицированную форму первичной учетной документации Т-7 см.Пример 4.
Комментарий автора публикации от 2017 г.: Естественно в настоящее время идти по такому сложному пути модификации первичных учетных документов должны только те организации, для которых они обязательны.
Ответственность руководителей подразделений за несвоевременное предоставление сведений для графика отпусков
Зачастую секретарю или кадровику, проводящему работу по составлению графика, трудно добиться того, чтобы начальники соответствующих подразделений в срок предоставили необходимую информацию для составления данного документа. Поэтому стоит сказать об ответственности, которые ожидает должностных лиц, увиливающих от этого мероприятия. В одном из следующих документов:
правилах внутреннего трудового распорядка организации;
трудовом договоре;
должностной инструкции работника и т.д. должна быть прописана его обязанность взаимодействовать с кадровыми службами или секретариатом при решении подобных задач.
Соответственно, если в положенное время начальник соответствующего отдела не предоставит информацию, необходимую для составления графика, на него может быть наложено дисциплинарное взыскание (замечание, выговор). Согласно статье 81 ТК РФ, неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание, может повлечь за собой увольнение по инициативе работодателя. Что является основанием для предоставления отпуска? Проведем небольшой тест.
Ответьте на вопрос. Что является, по общему правилу, основанием для предоставления отпуска: заявление или график? Если, по вашему мнению, правильный ответ дан в первом варианте, то вы ошиблись, если во втором – вы хорошо знаете Трудовой кодекс. Поясним сказанное. Во-первых, согласно статье 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с установленной в данной организации очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. Последняя же в свою очередь, согласно статье 123 данного нормативно-правового акта, определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Иначе говоря, по общему правилу, в первый год работы сотрудник может пойти в отпуск на основании заявления, а во второй и последующие – на основании графика отпусков. Существует ряд исключений, когда для предоставления очередного оплачиваемого отпуска работнику необходимо его заявление, а не график отпусков.
Такими случаями являются те, когда оплачиваемый отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев с момента принятия его на работу:
по соглашению между работником и работодателем;
женщине — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работникам в возрасте до восемнадцати лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам и т.д.
На практике же зачастую очередность, установленная в графике отпусков, как правило, не соблюдается. Между тем, для того, чтобы при предоставлении отпусков не отходить от требований буквы закона, следует действовать, учитывая ряд простых правил. Прежде всего, необходимо вносить данные в график за две недели до начала календарного года, исходя из реальной ситуации на предприятии: пожеланий работников, потребностей производства и т.д. В таком случае минимизируется риск несоблюдения графика. Безусловно, это не означает, что организация абсолютно застрахована против того, что кто-то из сотрудников захочет уйти в отпуск в иное время или «дни его отдыха» придется перенести на другой период в случае производственной необходимости. Что делать в таких случаях? Необходимо на основании:
в первом случае – заявления работника;
во втором – приказа о перенесении его отпуска на другое время в связи с производственной необходимостью. внести соответствующие изменения в график отпусков.
Для этого в форме графика отпусков есть два столбца: «основание (документ)» и «дата предполагаемого отпуска», объединенные общей шапочкой «перенесение отпуска». Соответствующий фрагмент данного документа будет выглядеть так, как показано в Примере 5.
Согласно, указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации труда и его оплаты, при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме. График отпусков и ОтиЗ Иногда служба труда и заработной платы организации, особенно в крупных организациях, просит ежемесячно кадровую службу или секретариат составлять уточненный график отпусков, для того, чтобы иметь возможность рассчитать расходы организации в ближайший период времени. В таком случае на практике возникает вопрос: нужно ли его делать данный документ о форме Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России. В данном случае это нецелесообразно. Подобный уточненный график необходим отделу труда и заработной плате в сугубо практических целях. Поэтому лучше, взяв за основу имеющуюся форму Т-7 модифицировать ее под свои нужды. Для учета прибылей и расходов организации вряд ли ОТиЗу понадобиться информация, когда в отпуск пойдет конкретный работник Иванов, а когда Петров. Данной службе необходимы обобщенные сведения об отделах, т.е. о том:
сколько сотрудников;
в каком структурном подразделении;
в какой период времени идет в отпуск.
При этом обычно подобная информация требуется на ближайшие три-четыре месяца, а не на весь год.
Посетить семинар по заработной плате автора публикации: