Юлия Хачатурян, NIKA, RISK PLAN
«Бухгалтерия. Просто. Понятно. Практично» № 10 2011 г.
В настоящее время советы, данные в данной статье, могут быть актуальны для организаций, для которых применение унифицированных форм осталось обязательным.
Достаточно распространенная ситуация: организации необходимо внести в первичные учетные документы информацию, для которой просто не предусмотрены графы, строки, столбцы и т.д. Не найдя места для внесения нужных данных, в компании вынуждены зачастую составлять лишние бумаги и в них отдельно записывать не вошедшие в первичные документы сведения. Между тем, унифицированные формы можно просто адаптировать под индивидуальные потребности организации. О том, как это сделать, мы расскажем в этой статье.
Ситуация с оформлением первичных документов в 2012 и в 2013 году: нормативные требования
Сразу же обратим внимание на то, что ситуация с оформлением первичных документов в 2013 году кардинально изменится. В настоящее время, оформляя первичные документы бухгалтерского учета, мы руководствуемся Федеральным законом «О бухгалтерском учете» N 339-ФЗ № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года в редакции от 28.11.2011 . Основные нормы, касающиеся первичной документации, содержатся в статье 9 этого закона и сводятся к следующему. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными первичными документами. Они должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если не существует унифицированной формы документа, то организация вправе пользоваться произвольной. Однако при этом необходимо указать в документе следующие реквизиты: 1. наименование документа; 2. дату составления документа; 3. наименование организации, от имени которой составлен документ; 4. содержание хозяйственной операции; 5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; 6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; 7. личные подписи указанных лиц. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Внимание, ошибка! В отделе персонала одной крупной компании, в которой довелось работать автору данной статьи много лет назад, Директор по HR дал указание, согласно которому документы о переводе работников на постоянной основе должны издаваться в унифицированной форме, а временные переводы оформляться в произвольной форме, «чтобы не выглядеть громоздкими». Директор по персоналу не учел, что кадровые документы фактически являются бухгалтерскими первичными учетными документами. А значит, если для них предусмотрена унифицированная форма, они должны в них и оформляться. В противном случае возможны негативные налоговые последствия. В частности, первичными учетными документами оправдываются выплаты сотрудникам, которые в свою очередь уменьшают налог на прибыль. Так как в случае временных переводов заработная плата сотрудников оправдывается именно приказами, то они должны быть составлены в унифицированной форме. В случае же использования произвольной формы обоснованность затрат по оплате труда в данном случае может быть поставлена под сомнение. Кроме того, на организацию может быть наложен штраф за некорректное ведение бухгалтерского учета. Если унифицированную форму нужно внести изменения – это можно сделать в соответствии с постановлением Госкомстата № 20 от 24.03.99 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации». О том, как это сделать, мы расскажем чуть ниже.
В 2013 году законодательство в области бухгалтерского учета кардинально изменится. В связи с тем, что с 1 января 2013 года вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Этим законом будет отменена всеобщая обязанность по использованию в бухгалтерском учете унифицированных форм. Обязанность вести первичную документацию по унифицированным формам будет возложена только на учреждения государственного сектора. Для негосударственных организаций будет действовать норма, согласно которой формы первичных учетных документов организации будет утверждает ее руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Как правило, им является главный бухгалтер. Тем не менее, отдельные требования к оформлению первичных учетных документов сохраняют свою актуальность. В частности, требование о наличии обязательных реквизитов в первичных учетных документах. Однако в новом законе эти требования будут более конкретизированы. Так, например, в документе должна будет быть указана не просто подпись соответствующего уполномоченного лица, но и фамилия и инициалы этого лица, либо иные реквизиты, необходимые для его идентификации. Кроме того, изменения коснуться внесения исправлений в первичные документы. Согласно новому закону, они будут допускаться в любом первичном документе только, если прямой запрет на их внесение относительно конкретной группы документации не будет прямо назван в федеральном законе или ином нормативном акте.
Процесс адаптации унифицированных форм
Если организации необходимо адаптировать какую-то унифицированную форму под свои индивидуальные потребности, она должна будет руководствоваться нормами, изложенными в постановлении Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации». Рассмотрим эти нормы. А затем приведем конкретные примеры того, как их применить на практике. В унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение составляют формы по учету кассовых операций, в которые нельзя вводить новые реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны остаться без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Рассмотрим теперь конкретные ситуации.
Пример 1 Формы приказов о приеме на работу (Т-1 и Т-1а) фактически рассчитаны на то, что работнику может выплачитьваться оклад или тарифная ставка плюс при необходимости надбавка к ним. Между тем, система оплаты труда, установленная в организации может состоять не только из этих трех элементов. Допустим, работникам компании при выполнении определенного количества работы выплачиваются бонусы. Факт выплаты бонусов лучше отражать в приказе. Соответственно после реквизита «надбавкой» в приказ Т-1 можно внести реквизит «бонусом». Внесение дополнительного реквизита необходимо оформить распоряжением работодателя.
Внимание, ошибка! В одной организации никогда не выплачивались надбавки сотрудникам. Поэтому за ненадобностью, эту строку, которая никогда не заполнялась просто выкинули из формы. На самом деле такие действия могут привести как минимум к штрафам за неправильное ведение бухгалтерского учета, а в худшем случае к тому, что с организации снимут расходы, потраченные на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль.
Пример 2 Сотрудник увольняется по соглашению сторон с выплатой значительной дополнительной компенсации компенсации. Факт выплаты компенсации и ее размер для удобства работы бухгалтерии организация хочет отразить в приказе. Для этого необходимо издать распоряжение работодателя, в котором указать, что в форму Приказа об увольнении вносится дополнительный реквизит в виде строки «размер выплаты дополнительной компенсации при увольнении по соглашению сторон».
Пример 3 Организации необходимо оформить накладную на внутреннее перемещение основных средств, которые перевозятся из филиала компании в одном городе, в филиал компании в другом городе. Для этого используется унифицированная форма № ОС-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 г. № 7.) Очень часто для удобства работы организации важно указать адрес структурного подразделения, в который перемещается объект основных средств. Соответственно для того, чтобы внести в форму ОС-2 необходимые реквизиты, нужно издать приказ о внесении строк «Адрес сдатчика» и «Адрес получателя», а также графы «Вес основного средства».
Пример 4. Организация проводит инвентаризацию, о чем издается соответствующий приказ. Однако в форме приказа о проведении инвентаризации не предусмотрен поэтапный порядок ее проведения. Между тем, если организация большая это может быть актуальным. Соответственно в форму Приказа о проведении инвентаризации, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 могут быть внесены дополнительные графы, предусматривающие поэтапный порядок ее проведения. А вот если необходимо расширить какие-то графы в форме, в части расширения или сужения, добавить дополнительные строки – то это можно сделать без издания решения руководителя организации.
Возможно вас заинтересуют следующие статьи:
Какие типичные ошибки в документообороте и делопроизводстве совершают руководители?
Первичные документы по учету труда и заработной платы: анализируем нововведения
Иные статьи, касающиеся документооборота, вы можете попытаться найти через графу «Поиск» на данном сайте или посмотрев перечень статей Блога