Переводим сотрудников на удаленку

Ю. А. Хачатурян,
генеральный директор компании Nika, risk plan

Ключевые вопросы:
Чем отличается правовой статус надомника от лица, работающего дистанционно?
Как оформить перевод сотрудников на удаленку?
Какие нюансы необходимо учитывать при переводе сотрудников на удаленную работу?
Как понять, выгоден ли работодателю перевод на удаленную работу сотрудников?

Правовые вопросы, связанные с удаленной работой
Необходимость перевода сотрудника на удаленную работу может быть обусловлена различными причинами. Так, временный перевод на удаленку рекомендовался ведомствами в связи с коронавирусом. А желание работодателя перевести сотрудников на удаленную работу в принципе может быть обусловлено стремлением работодателя, например, сэкономить на арендной плате.

Чем отличается надомник от сотрудника, работающего дистанционно?
В Трудовом кодексе РФ (далее — ТК РФ) есть две специальные главы, посвященные работникам, которые трудятся удаленно:
• глава 49 «Особенности регулирования труда надомников»;
• глава 49.1 ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».
Чем отличаются надомники от лиц, которые трудятся дистанционно?

Во-первых, дистанционный работник, в отличие от надомника, может трудиться как дома, так и в другом месте.

Это отличие мы можем увидеть, сравнив содержание ч. 1 ст. 310 ТК РФ и ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ.

Извлечение из ст. 310 ТК РФ

Надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет.

Извлечение из ст. 312.1 ТК РФ

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Например, так может работать журналист. Он собирает информацию, посещая различные конференции, а сами же статьи он может писать как дома, так и сидя в кафе, и даже находясь в гостях.

Во-вторых, под дистанционной работой, как правило, подразумевается интеллектуальный труд, а под надомной — труд физический.

Например, надомную работу могут выполнять швея, мастер по пошиву обуви и т. д.

В-третьих, надомник может привлекать для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, членов своей семьи (ч. 1 ст. 310 ТК РФ).

Как оформить перевод на удаленную работу?

Минтруд России на официальном сайте ответил на вопрос, какие документы необходимо оформить для временного перевода сотрудников для работы на дому .
По мнению ведомства, для осуществления такого перевода необходимо:

Составить списки работников, переводимых на удаленную работу на дому

Разработать порядок организации работы (график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому)

Издать приказ о временном переводе сотрудников на удаленную работу на дому и ознакомить с ним работников

Прежде чем переводить сотрудников на удаленную работу, нужно проанализировать производственные возможности и убедиться, что у сотрудника есть ресурсы, чтобы выполнять свою работу дома. Или работодатель может предоставить работнику необходимую технику/материалы.

Личный опыт
в случае перевода сотрудника на удаленную работу (вне зависимости от того, является перевод временным или постоянным), необходимо сделать дополнительное соглашение к трудовому договору. Объясним, почему:
• во-первых, в данном случае меняется ряд условий договора: место работы, характер работы и т. д. Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.
Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. К числу исключений данная ситуация не относится;
• во-вторых, есть ряд дополнительных условий, которые следует прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору (об этом расскажем далее).

К сведению
На том, что в такой ситуации необходимо заключать дополнительное соглашение с работником, обращает внимание и Федеральная служба по труду и занятости .

Рассмотрим подробнее содержание дополнительного соглашения.
Помимо того что дополнительное соглашение позволит изменить условия о месте и характере работы, оно понадобится для того, чтобы с помощью него урегулировать вопросы, связанные:
• с выплатами компенсаций работнику за использование и износ его имущества, обеспечением его оборудованием, материалами, сырьем для работы и т.д.
• увольнением сотрудника.
Кроме того, важно не забыть указать в дополнительном соглашении будет ли перевод на удаленную работу носить временный или постоянный характер.

Выплата компенсаций, обеспечение оборудованием, сырьем, материалами
Не важно, занимается ваш сотрудник умственным или физическим трудом — как только его рабочим местом становится его дом или квартира, он, как правило, начинает использовать для работы свой компьютер, принтер, телефон, швейную машинку (если речь идет о портной или обувщике) и т. д.
Кроме того, если речь идет о присвоении сотруднику статуса надомника, работодатель сразу же должен решить, как он будет обеспечивать работника сырьем, материалами и пр.
Как работодатель должен компенсировать работнику понесенные затраты и решить вопросы, связанные с обеспечением его средствами для работы?
На всех работников распространяется общая норма ст. 188 ТК РФ, согласно которой при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, которое составляется в письменной форме.
Исключительно на надомников распространяющаяся специальная норма ст. 310 ТК РФ: если надомник использует свои инструменты и механизмы, ему выплачивается компенсация за их износ.
Выплачивает такую компенсацию работодатель в порядке, определенном трудовым договором. Также он возмещает иные расходы, связанные с выполнением работ на дому.
Порядок и сроки обеспечения надомников сырьем, материалами и полуфабрикатами, расчетов за изготовленную продукцию, возмещения стоимости материалов, принадлежащих надомникам, порядок и сроки вывоза готовой продукции определяются трудовым договором.
На дистанционных работников распространяется специальная норма ст. 312.3 ТК РФ. Так, работодатель должен указать в трудовом договоре:
• порядок и сроки обеспечения работников необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
• порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;
• размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов.
Как применить эти нормы на практике?

Пример 3
Допустим, мини-ателье решило перевести часть швей на удаленную работу. В данном случае эта работа будет квалифицироваться как надомная.
В дополнительном соглашении с каждой швеей необходимо будет прописать, какая именно компенсация будет выплачиваться работнице за износ ее швейной машинки и порядок его расчета.
Кроме того, в соглашении следует указать порядок возмещения стоимости материалов, купленных швеей для пошива изделия, или порядок и сроки обеспечения швеи такими материалами, если ателье будет закупать их централизованно и развозить их по сотрудникам, и т. д.
____________________

Пример 4
На удаленную работу решили перевести вебмастера. Он будет являться дистанционным работником.
Для работы организация предоставляет сотруднику ноутбук. Этот факт необходимо зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
А вот программное обеспечение вебмастер для работы будет приобретать самостоятельно. Поэтому в дополнительном соглашении необходимо будет указать, каким образом работодатель будет компенсировать вебмастеру произведенные затраты.
___________________

Обратите внимание!
Если работодатель предоставил дистанционным работникам оборудование или средства для работы, он обязан ознакомить этих дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с ними (ст. 312.2 ТК РФ).

Условия об увольнении сотрудника
В Трудовом кодексе РФ есть нормы об увольнении дистанционных и надомных работников, которые можно трактовать двояко.
Так, согласно ст. 312 ТК РФ трудового договора с надомниками расторгается по основаниям, предусмотренным трудовым договором; согласно ст. 312.5 ТК РФ расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором.
Эти нормы можно понять так: есть общие основания для увольнения всех работников, установленные Трудовым кодексом РФ. Кроме того, в трудовом договоре с сотрудником можно прописать дополнительные основания для расторжения трудового договора с ним. То, что нормы ст. 312 и 312.5 ТК РФ надо трактовать именно так, считают многие суды (см. например, решение Кировского районного суда г. Самары Самарской области от 23.03.2017 № 2-342/2017).
Однако содержание этих статей можно расшифровать и по-другому, а именно: надомника или дистанционного работника можно уволить только по основаниям, предусмотренным трудовым договором. Поэтому, конечно, для работодателя будет не лишним подстраховаться и прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору с дистанционным работником или надомником возможность увольнения такого сотрудника по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ.

Как перевести сотрудников на удаленку
Есть два варианта:
1) работник согласен на удаленку;
2) работник не согласен на удаленку.

Работник согласен работать в новых условиях
Если работники согласны на перевод на дистанционную работу, минимальный комплект документов, который понадобится работодателю для изменения правовых отношений с работником, будет включать:
• список работников, подлежащих переводу на удаленную работу;
• порядок организации работы с ними;
• дополнительные соглашения к трудовым договорам;
• приказ о постоянном/временном переводе на удаленную работу.
С приказом, естественно, работников необходимо ознакомить под подпись.
В случае если дистанционному работнику предоставляются оборудование или средства для работы с ним, необходимо ознакомить его с требованиями охраны труда при работе с этим оборудованием.

Работник не согласен работать в новых условиях
А что делать, если работник не согласится на перевод на удаленную работу? На практике таких ситуаций практически нет.
Но если уж работник отказывается от удаленной работы, можно изменить условие трудового договора, воспользовавшись ст. 74 ТК РФ. Согласно этой статье в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.
Однако в таком случае перевести работника на удаленную работу раньше, чем истекут два месяца с момента принятия решения о таком переводе, не получится: ст. 74 ТК РФ требует от работодателя не только обосновать изменение условий трудового договора изменением организационных или технологических условий труда, но и соблюсти определенную процедуру внесения данных изменений.

Процедура перевода на удаленку (2 уровень)
О предстоящих изменениях условий трудового договора и причинах, которые вызвали необходимость таких изменений, необходимо уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца.
Если работник и после этого не согласится работать в новых условиях, ему следует в письменной форме предложить другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.
При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Если вакансий нет или работник отказался от предложенной работы, трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Обратите внимание!
Изменения условий трудового договора, вводимые в соответствии со ст. 74 ТК РФ, не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным коллективным договором, соглашениями.

? Можно ли при переводе сотрудников на удаленку применить ст. 72.2 ТК РФ?

Некоторые считают, что если речь идет о временном переводе на удаленную работу на срок до одного месяца, то согласия работника на такой перевод не требуется. Ведь ст. 72.2 ТК РФ позволяет перевести работника на один месяц работника без получения его согласия в случае производственной необходимости.
Однако это не так. Дело в том, что несмотря на то, что мы говорим «перевод на удаленную работу», исходя из определения перевода, данного в Трудовом кодексе РФ, в юридическом смысле слова присвоение работнику статуса дистанционного работника или надомника переводом не является.
Перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 ТК РФ).
В рассматриваемом же случае очевидно, что ни трудовая функция, ни структурное подразделение не меняется, перевод в другую местность вместе с работодателем тоже не происходит.
Исходя из норм Трудового кодекса РФ перевод на удаленную работу — это изменение условий трудового договора.

Экономические вопросы, связанные с переводом сотрудника на удаленную работу
В том случае, если сотрудника переводят на удаленку в связи с наступлением каких-то экстраординарных обстоятельств, например, в связи с пандемией, и это временный перевод, то он, как правило, не выгоден работодателю. Ведь работодатель продолжает нести прежние расходы (например, платить арендную плату в том же объеме, так как работник рано или поздно вернется на свое рабочее место в офис, и пр.).
Кроме того, к бизнес-расходам прибавляются расходы:
• по перевозке к сотруднику, например, технических средств, необходимых для выполнения работы, если собственных у сотрудника нет;
• выплате компенсации сотрудникам за использование имущества и за износ этого имущества;
• на установку лицензионного программного обеспечения на персональный домашний компьютер сотрудника;
• на организацию взаимодействия сотрудников между собой и с клиентами (расходы по организации виртуального офиса);
• иные расходы по организации удаленной работы.
Если же осуществляется постоянный перевод сотрудников на удаленку, при этом до его осуществления была проведена определенная предварительная работа и некоторые расходы удалось сократить, то работодатель, наоборот, может существенно сэкономить.

Пример 5
Строительная компания снимала несколько помещений в здании для отделов поддержки: сметного, юридического, бухгалтерии, отдела закупок, службы главного инженера.
Было принято решение перевести бухгалтерию на удаленную работу.
Работодатель своевременно предупредил арендодателя о том, что не будет продлевать договор аренды одного из помещений. Это позволило ему сэкономить на арендной плате 360 000 руб. за год.
Кроме того, компания оплачивала всем бухгалтерам проезд до работы, что составляло 120 000 руб. за год.
Общая сумма затрат на организацию удаленной работы бухгалтеров за год, выплату компенсаций и износа за использование личного имущества сотрудников бухгалтерии составила 180 000 руб. за год.
Таким образом, работодатель сэкономил 300 000 руб.
__________________________

Пример 6
Компания снимает два помещения: площадью 20 м2 (кабинет директора) и 70 м2 (помещение для других сотрудников).
Годовая арендная плата за использование этих помещений — 660 000 руб.
Руководство компании планирует перевести часть сотрудников на удаленную работу. Однако в таком случае просто отказаться от использования помещения площадью в 70 м2 после окончания договора аренды не получится. Ведь ту часть сотрудников, которую на удаленную работу переводить не нужно, следует где-то разместить. Если же их оставить трудиться в том же помещении, сэкономить на арендной плате не получится.
Руководство компании принимает решение найти два помещения у иного арендатора — меньшее по площади (30 м2) для сотрудников и аналогичное (20 м2) для себя.
Услуги агентства недвижимости по поиску таких помещений составляют 20 000 руб.
Кроме того, при предварительном расчете возможной экономии компания учла то, что, как правило, при аренде помещений бОльшей площади цена за метр, как правило, ниже, чем при аренде помещений меньшей площади.
Руководство изучило ситуацию на рынке и выяснило, что:
• арендная плата в случае переезда фирмы в иные офисные помещения будет составлять 400 000–410 000 руб. за год;
• организация переезда офиса (работа грузчиков, водителей и т. д.) обойдется в 25 000 руб.;
• общая сумма затрат на организацию удаленной работы бухгалтеров за год, выплату компенсаций и износа за использование личного имущества сотрудников составит 150 000 руб. за год.
Таким образом, за первый год работы компания сэкономит незначительно:
660 000 руб. (сумма годовой арендной платы за использование старых помещений)
– 410.000 руб. (сумма годовой арендной платы за новые помещения)
– 20 000 руб. (вознаграждение агентству недвижимости)
– 25 000 руб. (расходы на переезд офиса)
– 150 000 руб. (затраты на организацию удаленной работы и компенсации за износ за использование личного имущества сотрудников)
= 55 руб.
В следующем году экономия будет несколько большей, ведь работодателю уже не придется выплачивать вознаграждение агентству недвижимости; платить водителям и грузчикам за перевозку и сборку мебели в новый офис и т. д.
__________________

Оптимальный вариант — изначально принимать сотрудника на удаленную работу. Это позволит избежать многих ненужных трат — на аренду лишней площади, организацию рабочего места сотрудника (покупку стола, стула, ноутбука), их доставку и т. д.

Выводы
Перевод сотрудников на удаленную работу может быть как выгоден, так и не выгоден работодателю.
Если осуществляется постоянный перевод сотрудника на удаленку, лучше сделать предварительные расчеты, чтобы понять, насколько такое перемещение сотрудника будет выгодно работодателю.
Если перевод рентабелен, необходимо грамотно оформить юридические документы, чтобы избежать возможных проблем и рисков.