Юлия Хачатурян,
генеральный директор NIKA, RISK PLAN
«Справочник экономиста»
№ 11 2015
Если мы проанализируем нормы закона № 402-ФЗ, получится, что если организация не относится к государственному сектору, то она праве самостоятельно разработать формы используемых документов.
Документы должны содержать реквизиты, указанные в п.2 закона №402-ФЗ.
Одновременно первичный документ должен соответствовать другим нормативным актам. Т.е. «свобода творчества» работодателя в создании форм документов несколько ограничена.
Так, например, в информации Минфина РФ N ПЗ-10/2012 сказано следующее: «После 31.12. 2012 г. порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, продолжает регулироваться нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами…».
В качестве примера Минфин приводит документы, которыми оформляются денежные (кассовые) операции. Иначе говоря, при оформлении операций, связанных с выдачей денег, безопаснее пользоваться унифицированными формами, том числе ведомостями. Та же точка зрения высказана и в письме Роструда от 14.02. 2013 г. N ПГ/1487-6-1. С учетом данной позиции, безопаснее за основу при разработке самостоятельных форм документов взять уже утвержденные и добавить к ним дополнительные реквизиты, если таковые необходимы. Пример Это может понадобиться, например, если организация осуществляет выплаты, для которых нет соответствующих граф в форме Т-1 и Т-1(а), например, бонусы. На предприятии необходимо так же внимательно отслеживать изменения, касающиеся требования к оформлению операций.
Все мы помним, сколько раз за последнее время менялись требования к оформлению командировок.
Расчетный метод
Очень редко на предприятии вспоминают, что за отсутствие первичных документов налогоплательщику может грозить так называемая ответственность в виде применения расчетного метода. Термин «ответственность» здесь применен достаточно условно, однако финансовые последствия применения расчетного метода, могут быть куда более жесткими, чем необходимость уплаты штрафа. Налоговикам право применения расчетного метода предоставляется п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. Согласно ему, налоговики могут определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, данных об иных аналогичных налогоплательщиках в случае непредставления в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов, отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения, ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги. Иначе говоря, исходя из сведений, которые есть у налоговой о других налогоплательщиках, вам могут рассчитать налоги, связанные с зарплатными выплатами.
Два немаловажных момента.
Первый – не важно, по какой причине отсутствуют необходимые документы: уважительной или нет. Для применения расчетного метода не имеет значения, сгорели ли они при пожаре, настигло ли их наводнение или их просто выкинули в окно. Единственное исключение — отсутствие документов в связи с их изъятием другими контролирующими органами (п. 2 Определения КС РФ от 05.07.05 №301-О, Постановление ФАС М.О. от 26.12.11). Второй – при применении расчетного метода налоговики не связаны никакими рамками (они могут взять показатели предприятий другого региона, другого периода и пр.) Применить расчетный метод вправе не только налоговики, но и сотрудники фондов (например, при обнаружении факта отсутствия первичных документов при выездной проверке – доначислить, основываясь на средних по отрасли показателях страховые взносы) (п. 4 ч. 1 ст. 29 закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах…»). Для них так же не установлены ограничения в плане выбора региона для сравнения или периода. Еще одна опасность отсутствия первичных документов по учету труда: затраты на ФОТ налоговики снимут из расходов в целях исчисления налога на прибыль. заблуждения, касающиеся первичных учетных документов Существует множество заблуждений, касающихся первичных документов. Напомним некоторые из них.
Заблуждение 1. Чтобы отправить сотрудника в очередной основной оплачиваемый отпуск необходимо взять с него заявление. Это не так. Заявление требуется в редких случаях (например, сотрудник работает в организации первый год). Но по общему правилу отпуск предоставляется на основании графика отпусков (ст.121-122 ТК РФ). Если время отпуска меняется – необходимо внести изменения в график отпусков соответственно.
Заблуждение 2. В организации могут существовать одновременно расчетные и расчетно-платежные ведомости или платежные и расчетно-платежные. Как мы уже писали выше, при совершении кассовых операций лучше применять утвержденные формы. В постановлении Госкомстата от 5.01.04 г. N 1 написано, что при применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются. Автору данной статьи однажды пришлось участвовать в судебном процессе, где работодатель утверждал, что расчетно-платежные ведомости у него есть, а платежные украли.
Заблуждение 3. С работника обязательно нужно взять заявление о приеме на работу ТК РФ не называет этот документ в числе обязательных при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ), впрочем, о заявлении ТК РФ не упоминает вообще. Так что общее правило: работники писать заявление не должны. Исключение: прием на государственную гражданскую или муниципальную службу. В таком случае будущий работник должен написать заявление (ч. 2 ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ и ч. 3 ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ). Заблуждение 4. В ученическом договоре можно не указывать размер стипендии. На самом деле, указание размера стипендии обязательно, и ее выплата тоже (ст. 201; 204 ТК РФ) Трудовой договор как первичный учетный документ: новеллы 2015 г. Именно трудовой договор при выездной проверке будут изучать налоговые органы решая, обоснованы ли выплаты, произведенные работникам в целях исчисления налога на прибыль. Его должна изучить при проверке и трудовая инспекция на предмет соответствия трудовому законодательству.
Напомним два основных изменения, обращая внимание на то, какие изменения следует внести в трудовой договор или в сопутствующую документацию.
Изменение 1. Большое число изменений произошло, касающихся трудового договора с иностранными гражданами. С 2015 года в ТК РФ появилась новая, отдельная гл. 50.1, регулирующая их труд. Теперь, помимо общих сведений (ч. 1 ст. 57 ТК РФ) в трудовом договоре следует указать сведения о: разрешении на работу или патенте иностранца; разрешении на временное проживание; виде на жительство; нормы об оказании ему медицинской помощи в течение срока действия договора. Если вы приняли иностранца на работу до 2015 года, соответствующие сведения и условия должны быть внесены в трудовой договор с ним путем подписания дополнительного соглашения.
Изменение 2. Новеллы о суммированном учета рабочего времени. Напомним, что с 2014 года относительно лиц, занятых на вредных (опасных) работах учетный период не мог превышать трех месяцев. Эта новелла законодательства была неудобной для многих работодателей (например, тех, у кого основная часть работ осуществляется в так называемый навигационный период). Возможно именно поэтому 8.06.2015 г. ст. 104 ТК РФ снова подкорректировали. Теперь, опять вернулась возможность установить учетный период в 1 год для «вредников» и тех, кто трудится в опасных условиях труда. Однако для этого должны быть причины сезонного (технологического) характера; а так же такой учетный период должен быть установлен отраслевым (межотраслевым) соглашением или коллективным договором. Если вы устанавливаете для своих работников, занятых на вредных или опасных условиях труда, учетный период, равный 1 году не забудьте внести изменения во все необходимые документы (как минимум, вам понадобится подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с работником и внести изменения в локальные акты в установленном законом порядке).
Статья представлена в сокращенном виде. Полностью ее текст читайте в журнале.
Задать свои вопросы об оформлении первичных документов вы можете непосредственно автору на семинаре: