Автор: Екатерина Самарина, заместитель генерального директора компании NIKA, RISK PLAN
Статья опубликована в журнале «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?
Итак, во-первых, инструкцию по ведению кадрового делопроизводства желательно иметь для того, чтобы в случае необходимости продемонстрировать ее трудинспекции. Стоит отметить, что она не является документом, который обязательно должен присутствовать в отделе кадров. Требование ее наличия сотрудниками соответствующих инстанций не подкреплено положениями нормативно-правовых актов. Тем не менее, «негативную» тенденцию при трудовой проверке интересоваться ее присутствием среди прочих документов организации не стоит игнорировать. Во-вторых, данный документ необходим для облегчения профессиональной адаптации сотрудника кадровой службы. «Кадровик», сменивший хотя бы два места работы, знает, что кадровое делопроизводство в двух разных организациях ведется абсолютно по-разному. Безусловно, общепринятые стандарты по оформлению документации соблюдают все серьезные компании. Однако в пределах существующих «статутов» – норм ведения кадрового делопроизводства существует огромный диапазон возможностей для формирования «индивидуальных» правил и процедур компании по его ведению.
Пример 1. Так, в крупных компаниях, в отличии от небольших и средних зачастую ведутся книга (журнал) приема, книга ( журнал) увольнения, книга ( журнал) учета отпусков и т.д., которые, безусловно, не обязательны, но чрезвычайно облегчают работу при анализе причин увольнения, составлении различных статистических справок и т.д.
Пример 2. В одной компании документы могут разбиваться на ряд отдельных папок: «Прием», «Увольнения», «Отпуска», «Аттестация», «Перевод» и т.д. и соответственно основания к ним, в другой могут быть частично сгруппированы. Например, приказы о приеме и об увольнении вестись как одно «дело».
Пример 3. Основание к какому-либо приказу может подшиваться только в папку с основаниями либо ксерокопия данного документа может быть дополнительно внесена в личное дело сотрудника и т.д. Неизвестные доселе правила и процедуры зачастую тяжело усвоить даже очень опытному кадровику, перешедшему на новое место работы.
Между тем, кадровая документация, особенно на крупных предприятиях должна оформляться быстро, почти механически, и размышления какого-либо сотрудника в процессе работы на тему: «А где же эта папочка? А где же этот конвертик, в который следует положить эту «новоиспеченную» бумажку?» в конечном итоге приводят на практике не только к торможению работы, возложенной на конкретного человека, но и смешению всей кадровой документации всего отдела кадров. Ибо документы попадают не в те дела, в которых им следует лежать в данном отделе кадров, а в те, в которых бы они традиционно лежали, если бы сотрудник продолжал трудиться на старом месте работы. В результате начальник отдела кадров очень удивляется, обнаружив приказы об увольнении в папке с приказами о приеме ( у «новичка»-то они хранились вместе), а новый работник данной организации неудоумевает, чему же все-таки его босс не рад. Естественно, после этого работу приходится переделывать заново, так как приказы как минимум оказываются пронумерованы не в том порядке, в каком это необходимо. Грамотно составленная инструкция по ведению кадрового делопроизводства может стать «другом», который поможет избежать подобных казусов, ознакомить новичка с ньюансами ведения кадрового делопроизводства на данном предприятии без дополнительной помощи «наставника», обучить незнакомого вообще с кадровым делом человека специфике данной работы, помочь разобраться в нестандартной ситуации, тяжелой с точки зрения правового анализа, уже опытному «кадровику». Для того, чтобы она стала настольной книгой как «старого» работника данной организации, так и нового, в ней должен быть прописан не только четкий алгоритм действий при оформлении кадровой документации, но и советы при решении проблемных ситуаций, дан перечень «дел», которые могут понадобиться при оформлении той или иной процедуры, приведена нормативно-правовая база, которая необходима для проведения той или иной процедуры, и т.д. Иначе говоря, должна быть создана такая инструкции по ведению кадрового делопроизводства, которая будет способствовать решению многих кадровых проблем и задач.
СТРУКТУРА ИНСТРУКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Общая структура Инструкции по ведению кадрового делопроизводства в принципе ничем не отличается от структуры любого иного аналогичного документа. Сюда включаются: — общие положения — основные понятия — основная часть — заключительные положения — приложение
Работу над разработкой инструкции по ведению кадровой документации лучше проводить в три этапа — Вначале (первый этап) — написать основные понятия, — затем (второй этап) — основную часть и приложения, — и уже в конце ( третий этап) — общие и заключительные положения.
В конце статьи, после разъяснения технологии создания всей Инструкции, мы разъясним, почему удобнее применять именно такой «перевернутый» порядок работы.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
В общих положениях Инструкции необходимо объяснить, для чего нужен данный документ, каковы цели его создания, задачи, написать нормативно-правовую базу, которой мы руководствуемся при его создании , на кого распространяется данный нормативно-правовой акт и т.д.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Здесь не только объясняются те термины, которые мы будем использовать в дальнейшем в основной части, но и даются условные обозначения для тех лиц, которые будут учавствовать в проведении той или иной процедуры.
ПРИМЕР 4.
Представим себе, что делопроизводственный отдел HR-службы называется как-нибудь очень витиевато и красиво. Например, сектор учета и анализа кадров департамента Управления персоналом. В этом секторе ведением делопроизводства может заниматься масса сотрудников, имеющих абсолютно разный статус и соответственно название. Например, специалист, старший специалист, ведущий специалист, начальник сектора и т.д. При этом руководствоваться данной инструкцией при ведении кадрового делопроизводства будет каждый из этих работников. А теперь представим, как (о ужас!) может выглядеть описание приема на работу одним из таких сотрудников. Специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом проверяет наличие у потенциального работника документов, необходимых для оформления приема на работу: паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Затем Специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом готовит проект трудового договора с работником… Автор, которому придется сочинять подобное произведение перещеголяет по объему своего творения Льва Николаевича Толстого. К тому же текст будет ужасно неудобен для восприятия.
ПРИМЕР 5. Поэтому любого работника кадровой службы можно назвать, например, «Исполнитель», ибо он в документальной форме реализует согласованные волю и решение работника и работодателя.
ПРИМЕР 6.Человека, чей прием на работу еще не оформлен, в принципе правомерно считать «соискателем» и т.д.
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Здесь как минимум важно написать об ответственности за неисполнение обязанных лиц такой инструкции ( это может быть, например, наложение дисциплинарного взыскания), а также порядок вступления данного документа в силу и утраты силы данным документом. Как правило, Инструкция вводится в действие распоряжением (приказом) первого лица предприятия, которое может выглядеть так:
Пример 7. логотип организации штамп организации Распоряжение № 5 от 01.04.2004 о введении в действие Инструкции по ведению кадрового делопроизводства ОАО “Рога и копыта”
В целях упорядочения кадрового учета ОАО “Рога и копыта”:
1. Ввести с 01.04.2004 г в действие утвержденную инструкцию по ведению кадрового делопроизводства
2. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на заместителя генерального директора по персоналу Рогову Е.Г. 3. Секретариату довести настоящее распоряжение до сведения руководителей департаментов и управляющих производственными подразделениями.
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР подпись Копытов А.И.
Утратить силу данный документ может по истечении определенного количества времени.
Пример 8.Через год. Тогда соответствующий пункт Инструкции будет выглядеть так: 1.1 .Инструкция утрачивает силу через год после ее вступления в силу.
Пример 9. Ее «обесценивание» можно «увязать» и с введением в действие новых законов или подзаконных нормативно-правовых актов.
В таком случае в инструкции можно написать следующее:
1.1. Инструкция утрачивает силу в случае введения в действие законов или подзаконных нормативно-правовых актов, которому отдельные положения данной инструкции будут противоречить.
Желательно предусмотреть и порядок введения изменений и дополнений в данный документ. В таком случае следует продумать, кто в каких случаях будут вноситься изменения и дополнения в инструкцию. Это может быть: — издание закона или подзаконного нормативного акта, которому положения данной инструкции будут противоречить — введение новой системы электронного документооборота — изменение структуры организации и т.д. В общем, необходимо назвать все те изменения, которые могут сделать текст инструкции устаревшим, неправильным, или даже смешным. Далее необходимо обозначить круг лиц, которые будут обладать инициативой на предложение директору ввести подобных изменений в данный локальный нормативно-правовой акт. Это может быть юрист, HR-директор, начальник IT – службы, и т.д., форму, в которой должно быть сделано это предложение (например, служебная записка), процедуру внесения изменений, назвать должностное лицо, которое обязано доработать инструкцию, а также лицо, обязанное контролировать этот процесс.
РАЗРАБОТКА ОСНОВНОГО ТЕКСТА И ПРИЛОЖЕНИЙ
Как уже было сказано выше, основной текст и Приложения лучше разрабатывать параллельно друг другу. Наиболее логично разделить основную часть инструкции на следующие три части: — Создание номенклатуры дел и внесение изменений в номенклатуру дел. — Основные процедуры — Подготовка дел к архиву и сдаче в архив. Мы не будем подробно описывать разработку той части инструкции, которая посвящена созданию номенклатуры дел и подготовке дел к архиву и сдаче на архивное хранение. Остановимся подробнее на описании в Инструкции основных процедур. Соответственно разделы «Номенклатура» и «Архив» можно составить по аналогии с этим. Основных процедур может быть очень много: — прием, — перевод ( постоянный, временный), — совместительство — совмещение — командировка — увольнение: — по собственному желанию, — по соглашению сторон, — по истечении срочного трудового договора, — по сокращению штатов — по иным статьям ТК РФ и других нармативно-правовых актов, предусматривающих основания для увольнения. — наложение дисциплинарного взыскания — отпуск и т.д. Если включить их все в инструкцию по ведению кадрового делопроизводства, то получится несколько увесистых толмудов. Поэтому необходимо выбрать те из них, которые, как правило, проводятся в вашей организации.
Пример 10. Если деятельность ваших сотрудников не связана с командировками – то включать в инструкцию описания процесса оформления документов для командировки незачем.
Пример 11.Если у вас лояльный работодатель, который предпочитает увольнять за прогул, пьянство или воровство «по собственному желанию», — не следует описывать увольнения за виновные действия в инструкции.
Пример 12. На предприятии хранится большое количество конфеденциальной информации, к которой имеет доступ колоссальное количество работников. Соответственно созданы все предпосылки для увольнения сотрудника за разглашение служебной тайны: существует Положение об их защите, работник ознакомлен под роспись с перечнем сведений конфеденциального характера и подписал соответствующий документ, в котором обязуется их не разглашать. В таком случае в инструкции следует уделить внимание увольнению за разглашение служебной или коммерческой тайны.
ПРИМЕР 13. Другое дело, если всю конфеденциальную информацию знают только директор и его заместитель. Тогда описание расторжения трудового договора по этому основанию можно не делать. Таким образом, мы должны исследовать кадровый документооборот предприятия, для того, чтобы понять, какие конкретно процедуры стоит описывать в инструкции, а какие – нет. Если традиции данной организации вам еще не совсем знакомы (вы работаете недавно) для того, чтобы грамотно провести диагностику, лучше обратиться к документам организации. Если там ведется книга (журнал) увольнение, то обычно в графе примечания пишут причину (юридическую и фактическую) увольнения. Сжатую статистическую информацию можно получить и путем анализа журнала регистрации приказов. Следует посмотреть, имели ли место в последнее время в данной организации командировки сотрудников, случаи совмещения работниками профессий, совместительства и т.д. Статистические сведения удобнее обобщать при помощи таблицы.
Что касается порядка проведения «проигнорированных» операций, то в отношении них в тексте инструкции можно сделать соответствующие ссылки и пояснения в конце соответствующего подраздела. ПРИМЕР 14. Заканчивается подраздел «Увольнения». Далее идет пояснение.
7.7. Процедуры увольнения по иным основаниям проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе ТК РФ, Законом об АО, Инструкцией о ведении трудовых книжек, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, иными нормативно-правовыми актами.
Объединять процедуры, которые имеют общее название, но разительно отличаются друг от друга по порядку проведения между собой не рекомендуется. Так, диаметрально противоположно регулируется увольнение по различным статьям ТК РФ, и соответственно объединять их в единый процесс не следует! Ибо такой подход запутает работника кадровой службы, который будет руководствоваться инструкцией. Попробуем представить себе, к чему приведет такое объединение. Описание процедуры по всем статьям ТК РФ выглядело бы довольно комично. Вот «негативный» пример подобного смешения. П
ПРИМЕР 17. Если Исполнитель увольняет работника как непрошедшего испытательный срок, — ему следует предупредить его за три дня о предстоящих изменениях в письменной форме, если по сокращению штатов – то за два месяца, по соглашению сторон – направить письмо работнику с предложением расторгнуть договор по этому основанию и в случае его согласия составить соответствующее соглашение… Итак, вы вычленили ряд самостоятельных процедур.
ПРИМЕР 18. Предположим у вас получилась следующая картина: — прием на работу — оформление отпуска — оформление постоянного перевода — оформление временного перевода — оформление командировки — поощрение сотрудника — увольнение по собственному желанию — увольнение по истечении срока трудового договора. — Теперь мы должны описать конкретную процедуру. Вначале мы пишем название процедуры.
ПРИМЕР 19. «Проведение процедуры: прием на работу». Здесь же необходимо назвать те нормативно-правовые акты, которыми мы будем руководствоваться при ее проведении, на основе которой мы ее разрабатывали и к тексту которых мы можем обратиться специалист кадровой службы, если возникнет спорная ситуация т.д. Так, если речь идет о приеме на работу, то фрагмент инструкции будет таким:
ПРИМЕР 20. Нормативно-правовая база: Конституция РФ, ТК РФ, Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ 10.10.2003 г. №69, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.
Если речь идет о командировках, фрагмент инструкции будет таким:
ПРИМЕР 21. Нормативно-правовая база: ТК РФ, Инструкция «О служебных командировках в пределах СССР» от 07.04.1988. Следующий шаг: описываем те юридические факты, которые предшествуют проведению данной процедуры.
ПРИМЕР 22. Процедура: «Прием на работу» Процедуре предшествует принятие решения работодателем о приеме на работу сотрудника. Поступление распоряжения руководителя организации о приеме в отдел кадров.
ПРИМЕР 23. Процедура: «Увольнение по собственному желанию». Проведению процедуры предшествует: поступление в отдел кадров заявления с просьбой уволить его по собственному желанию, подписанное непосредственным начальником подразделения и руководителем организации. Затем следует назвать все те бланки документов и дела, которые будут использованы в работе.
ПРИМЕР 24. (К процедуре «Прием на работу») Бланк личной карточки Т-2, проект трудового договора в двух экземплярах, личный листок по учету кадров, бланк пропуска, папка с приказами «Прием», Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, книга ( журнал) учета трудовых договоров и изменений к ним, журнал регистрации пропускных удостоверений, журнал регистрации личных дел, Журнал регистрации приказов. Этот перечень можно сделать и в виде приложения №1. Затем стоит сделать приложение №2 к данной процедуре в виде карты процесса. Объясним, для чего она необходима. Любой кадровый процесс: уход в отпуск, прием на работу, увольнение, «включает» в себя не только документальное оформление процедуры, но и принятие всевозможных решений, согласования и т.д. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства распространяется только на оформление бумаг, однако для того, чтобы это грамотно сделать, необходимо иметь представление обо всех событиях, которые происходят до самой процедуры. Соответственно, карты процессов могут выглядеть следующим образом.
ПРИМЕР 25. Весь процесс«Прием на работу» Процедура оформления начальник отдела руководитель организации отдел кадров предствляет потенциального сотрудника организации руководителю организации принимает решение о приеме сотрудника на работу и дает соответсвующее распоряжение в отдел кадров осуществляет процедуру документального оформления сотрудника на работу
ПРИМЕР 26 Весь процесс “Увольнение по инициативе работника” Процедура оформления работник начальник отдела руководитель организации отдел кадров пишет заявление с просьбой уволить его по собственному желанию визирует заявление подписывает заявление и тем самым дает распоряжение об увольнении работника осуществляет процедуру документального оформления работника
Далее пошагово следует расписать само оформление бумаг.
ПРИМЕР 27. Процедура « Увольнение работника по собственному желанию»
1. Исполнитель проверяет правильность составления заявления об увольнении.
2. Исполнитель готовит проект приказа об увольнении.
3. Исполнитель заполняет форму приказа об увольнении.
4. Подготовленный приказ подписывается у первого лица предприятия
5. Исполнитель знакомит под распись работника с подписанным приказом
6. Исполнитель делает копию приказа об увольнении, заверяет ее своей личной подписью и кадровой печатью и помещает в личное дело работника
7. Исполнитель заполняет записку-расчет на основании Приказа
8. Приказ и записка регистрируются в Журнале регистрации приказов о прекращении действия трудового договора с работниками. Приказу присваивается регистрационный номер и буквенный индекс «у», записке присваивается регистрационный номер нарастающим числом с начала календарного года
9. Исполнитель передает записку и вторую копию приказа в бухгалтерию под роспись ответственного лица бухгалтерии в Журнале регистрации о прекращении действия трудового договора.
10. В день увольнения работник сдает Исполнителю заполненный обходной лист
11. Исполнитель вносит в трудовую книжку работника запись об увольнении в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек, правилами ведения трудовых книжек и приказом. Заверяет записи в трудовой книжке собственной подписью и печатью кадрового подразделения. В трудовой книжке делается запись: « Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации» Не стандартные ситуации Кроме того, основываясь на опыте предшествующей работы и проконсультировавшись с юристами в инструкции можно прописать алгоритм поведения Исполнителя-специалиста кадровой службы в различных нестандартных ситуациях.
ПРИМЕР 28. Как правило, человек долго отсутствовавший на работе либо приносит больничный лист, подтверждающий уважительную причину отсутствия – и тогда он продолжает спокойно трудиться в родной организации, либо кается в том, что прогулял. В таком случае мы просим его написать объяснительную, в случае отказа от написания составляем соответствующий акт, и, подтвердив факт отсутствия еще одним актом – смело оформляем увольнение за прогул. В содержание текста «письма-покаяния» мы зачастую не вдумываемся, что в конечном итоге может обернуться против нас. Автор данного «гениального» произведения может ссылаться на уважительную причину своего отсутствия (например, его забрали в милицию для выяснения личности, задержали за хулиганство ( подобное поведение сотрудника, конечно, неправомерно вообще, но для объяснения отсутствия на работе подобная причина не является неуважительной – человек же не сам не возжелал не прийти – его «служивые люди» на волю не выпускали.) Если кадровик столкнется с такой ситуацией, механически, по шаблону оформлять увольнение за прогул не стоит. В таких «тяжелых» случаях лучше предпринять меры для выяснения достоверности изложенного в объяснительной: в том числе послать официальный запрос в милицию или съездить в отделение для выяснения всех обстоятельств. Подобные правила поведения в «нестандартной» ситуации могут быть изложены как в тексте самой инструкции, так и в приложении к ней. Бланки Помимо всего прочего стоит в дополнение к инструкции составить и размножить бланки контроля правильности выполнения процедуры. С левой стороны необходимо написать все те операции, которые должен выполнить «кадровик» при оформлении документации, а с правой – оставить место для подтверждения факта выполнения данной операции. Естественно, «кадровик» должен выполнять те действия, которые названы в данном документе в той последовательности, в которой они изложены. Фрагмент данного бланка может выглядеть так:
ПРИМЕР 29. Делается запись об увольнении сотрудника в книгу увольнение галка Приказу присваивается индекс «у» и №. галка Приказ подшивается в дело галка Вносится запись в трудовую книжку галка После того, как специалист кадровой службы выполнит ту или иную процедуру – он ставит галочку в правом квадрате. Подобные бланки, естественно, должны делаться на основании описания той или иной процедуры в инструкции.
Такое приложение к Инструкции поможет «новичку» в данной организации быстрее освоить специфику ведения в ней кадрового делопроизводства, и самому контролировать себя на всех стадиях его оформления. Естественно, использованные бланки необходимо выбрасывать. После того, как все страницы инструкции будут пронумерованы – необходимо сделать содержание.
Раскроем тайну!
Таким образом, когда рассказана вся технология по ведению кадрового делопроизводства, становится ясным, почему желательно создавать ее в той последовательности, о которой было заявлено вначале. Так, термины и определения используются по всему тексту, поэтому составлению подобного «глоссария» должно предшествовать основной работе. Процессы описания процедур и приложений чисто технически невозможно отделить друг от друга. Общие же положения удобнее всего описать в конце по следующей причине. Нормативно-правовая база, которой мы руководствуемся при написании всей инструкции создается путем «глобального объединения» нормативно-правовой базы, которой регулируется проведение отдельных процедур. Удачи вам в создании данного корпоративного документа!