Юлия Хачатурян,
генеральный директор Nika, risk plan
«Справочник экономиста»,
Аннотация: Из данной статьи вы узнаете о возможностях сокращения затрат организации и о том, какие ошибки совершают при уменьшении расходов, а также получите рекомендации, как минимизировать отдельные виды затрат.
Шаг № 1: Определяем цель сокращения затрат
Прежде чем начать проводить анализ структуры затрат на вашем предприятии и думать, как их можно сократить – необходимо понять:
1. по какой причине вы хотите их сократить,
2. к каким результатам минимизация расходов должна привести,
3. как ваша стратегия оптимизации затрат соотносится со стратегией поведения вашей компании на рынке.
В противном случае эффект от вашей «бурной» деятельности по сокращению издержек может оказаться прямо противоположен ожидаемому. Приведем конкретные примеры и проанализируем их.
Пример 1
Много лет назад автор данной статьи работал в крупном агентстве недвижимости. Когда начался мировой финансовый кризис, real estate стала первой пострадавшей отраслью. Количество заказчиков, обращавшихся в агентство стремительно сокращалось. Было очевидно, что обороты компании уменьшатся в разы и выправить положение в ближайшей перспективе фирме не удастся. Поэтому очень оперативно было сокращено значительное количество расходов: многие работники были уволены; компания отказалась от аренды ряда помещений; уменьшен социальный пакет и т.д.
Пример 2
Оптовая компания, торгующая продуктами питания, собирается постепенно увеличивать объем продаж. Естественно, значительную часть своих затрат (на персонал, арендуемую площадь и т.д.) – ей придется увеличить. Руководство компании рассчитывает в данном случае не то, что вложения окупятся, так как в итоге увеличится выручка.
Однако, это не мешает тому, чтобы провести в целом анализ осуществляемых затрат на предприятии, подумать, насколько эффективно расходуются денежные средства. Возможно, компания может найти поставщиков, которые будут осуществлять поставку тех же товаров по более низким ценам или договориться с прежним поставщиком о снижении цены из-за покупки более крупных партий товаров (ведь, если компания увеличивает объем продаж – значит, она готова и приобретать больше продукции); проанализирует, насколько эффективно в принципе используются складские помещения и т.д. Сокращать в данной ситуации все возможные расходы организации, чтобы остаться на плаву как компании из Примера 1, не требуется. То есть в целом расходы продуктовой фирмы, скорее всего, наоборот, значительно увеличатся из-за избранной ею стратегии увеличения продаж, но работа по сокращению затрат поможет избавиться от тех из них, осуществление которых было нецелесообразно и не способствовало достижению экономического результата в виде расширения своего влияния на рынке.
Продемонстрируем в табличной форме разницу между ситуациями, описанными в Примерах 1 и 2.
Таблица 1
Пример 1 Пример 2
Стратегия поведения компании на рынке Сокращение деятельности компании на рынке, уменьшение объема продаж Расширение деятельности компании на рынке, увеличение объема продаж
Причина сокращения затрат Резкое уменьшение выручки компании Необходимость более эффективного расходования денежные средства организации
Цель минимизации затрат; результаты, к которым минимизация расходов должна привести Сохранение компании и возможности вести бизнес Устранение «лишних» необоснованных затрат, осуществление которых нецелесообразно и не способствует увеличению объемов продаж
Подведем краткие итоги. Итак, прежде чем начинать сокращать затраты компании, необходимо увязать эту деятельность со стратегией поведения компании на рынке; а также понять, каких целей, минимизируя траты, организация пытается достигнуть.
Шаг 2: Определяем виды затрат предприятия
Для того, чтобы проанализировать, насколько эффективно осуществляются затраты на предприятии, целесообразно для начала составить перечень затрат вашей организации. Для каждой компании он будет индивидуальным. Понятно, что любая фирма несет расходы на оплату труда и платит налоги. Однако одна организация может нести существенные траты на аренду помещений; в то время как у другой компании эта статья расходов будет отсутствовать, так как помещения находятся в ее собственности. Одна фирма платит проценты банку за использование заемных средств, другая же существует без использования кредитов и т.д. Примерный перечень может выглядеть так, как показано в Таблице 2.
Таблица 2. Виды затрат
№ Вид затрат Подвид затрат
1. Расходы на оплату труда
2. Расходы на аренду помещений Расходы на аренду складских помещений
Расходы на аренду офисных помещений
Расходы на аренду производственных помещений
3. Налоги и сборы
4. Расходы на закупку материалов
5. Расходы на закупку оборудования
6. Расходы на ремонт…
Конечно, на практике список основных видов затрат предприятия будет гораздо более длинным.
Шаг 3: Анализ каждого вида затрат на предмет возможности их сокращения /Заголовок 1/
Следующим шагом будет последовательный анализ каждого вида (подвида) осуществляемых затрат на предмет, можно ли их сократить. При осуществлении этой работы необходимо помнить несколько немаловажных моментов.
Общие правила сокращения затрат
1. Правило № 1. Нельзя сокращать затраты за счет сокращения качества закупаемых товаров, материалов и пр. /Заголовок 3/
В противном случае вместо экономии организация может получить убытки. Исключением является ситуация, когда разница в качестве товаров, материалов и пр. в силу специфики деятельности компании не имеет существенного значения.
Понятно, что лучше купить оборудование, которое будет работать в течение 10 лет, чем то, которое будет стоить на 40% дешевле, но сломается через год.
2. Правило № 2. Необходимо помнить, что при сокращении одних расходов могут увеличиться другие.
В итоге, суммарно, наоборот, затраты компании возрастут. Таких ситуаций допускать не стоит. Приведем конкретный пример.
Пример 3
Допустим, компания арендует склад со ставкой арендной платы – 300 р. за кв. м. за месяц. Руководство компании просит сотрудников проанализировать ситуацию на рынке и узнать, можно ли арендовать склад по более низкой цене. Диапазон ставок арендной платы за 1 кв. м. складских помещений колеблется в вашей местности от 200 до 300 р. в месяц, не включая НДС. Для хранения товаров вам необходим склад общей площадью 300 квадратных метров. Таким образом, стоимость аренды склада может составлять от 60.000 рублей в месяц (200 р.*300 м.кв.)+НДС до 90.000 рублей в месяц (300*300 м. кв) + НДС. За год разница в оплате составит (90.000 р.-60.000 р.)*12=360.000+НДС. Необходимость учета НДС при расчете экономии зависит в том числе от того, на каком режиме налогообложения находится ваша компания.
Однако более недорогой склад находится далеко за городом и стоимость доставки товаров с этого склада покупателям существенно возрастает; более дорогой склад находится в черте города, а потому и стоимость доставки минимальна. Для того, чтобы понять, какой склад стоит арендовать, естественно, надо сделать расчеты и определить, какой из двух вариантов более выгодный. Если сумма затрат на аренду более дорогого склада и доставку товаров до потребителей меньше, чем сумма затрат на аренду менее дорогого склада и доставку – менять ничего не стоит.
3. Правило 3. Найдите причину, по которым затраты завышены и попытайтесь ее устранить.
Общие причины завышения большинства затрат, как правило, одинаковые, т.е. в большинстве случаев не зависят от вида расходов.
Причина 1. Товар, работа, услуга, материалы и пр. закупаются по высокой цене, в то время как их можно было приобрести более дешево /Заголовок 4/.
Пример 4
Например, банк дает вашей организации кредит под 11% годовых, в то время как, если бы она обратилась к его конкуренту, можно было бы платить всего 10%
Причина 2. Закупаются «лишние» товары, работы, услуги /Заголовок 4/.
Пример 5
Арендуется площадь склада, значительно бОльшая, чем нужно для хранения соответствующего объема товаров/материалов.
Пример 6.
Организация закупает товаров больше, чем может продать за определенный период. Например, речь идет о косметике, имеющей весьма ограниченный срок годности. Так как реализовать ее своевременно не удается, компании ее приходится просто утилизировать, из-за чего организация несет убытки. Возможные решения в данном случае – или уменьшение объема закупаемых для продажи товаров (ибо их все равно не удается продать); или уменьшение торговой наценки (тогда, возможно, спрос на данную продукцию возрастет) и пр.
Пример 7.
Закупаются лишние материалы для производства, что обусловлено тем, что периодически происходят кражи этих материалов работниками непосредственно из цеха. В таком случае необходимо не только уменьшение объема закупок для сокращения расходов, но и усиления контроля за сохранностью запасов.
Правило 4. При определении мер по сокращению затрат нельзя руководствоваться только теорией .
Пример 8. Один мой знакомый в годы СССР работал начальником швейного цеха. Соблюсти нормы расходования материалов, по его рассказам, было практически невозможно. При разработке данных норм не было учтено, что на практике припуски на швы в силу разных причин (в том числе из-за наличия опасности работы швей с раскройными машинами) не могут быть минимальными.
Правило 5. Уменьшение расходов не должно повлиять на уменьшение выручки предприятия, если только руководство компании по каким-либо причинам не собирается сворачивать свою деятельность в том или ином сегменте рынка
Минимизация отдельных видов расходов
Рассмотрим теперь возможности по минимизации отдельных видов расходов организации.
Сокращаем затраты на аренду помещений
Для того, чтобы было удобнее проводить анализ возможностей сокращения затрат на аренду помещений, поделим данные расходы на два вида:
• — расходы на аренду складов;
• — расходы на аренду производственных и офисных помещений.
Сокращение расходов на аренду складов
Возможность 1 для сокращения затрат: использование системы поставок «Точно в срок» /Заголовок 4/
Очевидно, что чем меньше площадь любых арендуемых помещений и цена за метр этой площади – тем меньшую за аренду придется платить. Следовательно, сократить сумму арендной платы можно уменьшив любой из этих показателей. Но есть вариант оптимизации расходов на аренду складов, который позволяет не платить за их использование вообще, ибо они становятся не нужны. Речь идет, конечно, о перестраивании работы организации таким образом, как описано в Примерах 9 и 10.
Пример 9.
Как только к продавцу поступает заявка на продажу товара, он закупает необходимое количество продукции у своего, более крупного поставщика (оптовика или производителя товара).
Пример 10.
Как только производителю поступает заказ на отшив определенной партии одежды – он закупает материал, из которого она будет сшита.
В литературе систему поставок, организованную подобным образом, называют термином «Точно в срок». Более мягкий вариант такого решения – хранение минимума необходимых товаров или запасов на складах. При его использовании минимальную сумму за аренду складских помещений, естественно, придется платить.
Однако на практике не каждой организации удается не платить арендную плату за использование складских помещений по разным причинам:
• Организация сама является крупным производителем или крупнооптовым поставщиком;
• Оптовик или производитель товара, поставляющий продукцию данному предприятию, по тем или иным причинам, не хочет отправлять товар мелкими партиями;
• Увеличивается время на доставку товара от данного предприятия к покупателю или время на его изготовление, что негативно сказывается на продажах;
• У производства может отсутствовать возможность сразу же отправить изготовленную продукцию, например, одежду, покупателю. А хранить ее, в силу отсутствия склада, будет просто негде и т.д.
Однако, для некоторых организаций использование системы «точно в срок» может оказаться оптимальной.
Продолжение Примера 10
Обратимся к Примеру 10 и конкретизируем условия работы организации. Если речь идет о крупном швейном производстве – то вряд ли без складских помещений ему удастся обойтись. Однако для небольшой организации, шьющей маленькие партии одежды, имеющего своего водителя, который может оперативно забирать материалы у поставщика и отвозить готовую продукцию заказчику – такая система работы может оказаться оптимальной.
Возможность 2 для сокращения затрат: сделать расчет площади, необходимой для хранения запасов
Если вы понимаете, что в вашей ситуации без складов обойтись нельзя – необходимо сделать расчет площади, необходимой для хранения товаров/материалов. Смысла платить за «лишнюю» площадь нет. Площадь складского помещения, условно говоря, можно разделить на:
• — полезную /на которой будут непосредственно храниться товары, материалы и пр./
• — и иную /площадь отправочных (приемочных) площадок, площадь, необходимую для проходов, проездов, занятую лестницами, площадь бытовых помещений и т.д./
Максимальная точность необходима при расчете полезной площади.
Расчет размера полезной площади можно разделить, условно говоря, на два этапа:
1) Расчет количества запасов, которые придется хранить на складе в определенный отрезок времени, исходя из условий работы и экономических показателей конкретного предприятия. На тему расчета оптимального количества запасов можно найти большое количество литературы, поэтому мы не будем останавливаться на данном аспекте в этой статье.
2) Расчет площади, необходимой для хранения соответствующего количества товаров /запасов/.
Допустим, мы знаем, какое количество товаров/материалов необходимо будет хранить на складе в течение недели. Для начала стоит определить, к какой из двух категорий относятся товары/материалы:
• тяжелые;
• или легкие, но объемные.
Пример 11.
Если речь идет о строительных материалах, они попадут в категорию 1.
Пример 12
Если вы продаете настольные игры, упакованные в коробку, то они попадут в категорию 2.
Для расчета размера необходимой полезной площади для хранения первой категории товаров/материалов используется Метод по удельным нагрузкам и следующая формула
Полезная площадь склада = Максимальный размер (товаров/материалов), которые необходимо хранить, надо разделить на допустимую нагрузку на 1 м2 полезной площади склада.
Если придется хранить запасы, относящиеся ко второй категории, расчет придется осуществлять с помощью объемных измерителей.
Шаг 1. В таком случае, вначале необходимо вначале определить общее количество ячеек, необходимых для хранения запасов. В литературе часто для расчета предлагается воспользоваться следующей формулой:
Максимальный размер запасов, подлежащих хранению /в тоннах/
/объем ячейки стеллажа, м²/*удельный вес хранимого материала т/м³*коэффициент заполнения объема ячейки (отношение объема запаса к объему ячейки)
Шаг 2. Затем найти количество необходимых стеллажей для хранения товаров/запасов. При этом количество необходимых стеллажей рассчитывается путем деления общего количества ячеек стеллажей, нужного для хранения товаров/материалов на количество ячеек в одном стеллаже.
Шаг 3. Определяем полезную площадь склада по следующей формуле:
Полезная площадь склада = площадь, занимаемая одним стеллажом (м²)*количество стеллажей, необходимых для хранения соответствующего количества запасов
Сокращение расходов на аренду производственных и офисных помещений /Заголовок 3/
Другими способами сокращения затрат на аренду помещений являются: использование опенспейса, оформление сотрудников как дистанционных работников или надомников.
Опенспейс /Заголовок 4/
– это офис открытого типа, позволяющий разместить максимальное количество людей на определенной площади. При рассмотрении возможности о сокращении арендных платежей с помощью опенспейса необходимо учитывать, что работа в нем может негативно сказаться на производительности труда некоторых сотрудников. Если вы пересадите в опенспейс менеджеров, которые должны постоянно общаться с заказчиками по телефону, скорее всего, эти сотрудники будут мешать друг другу. Да и решать интеллектуальные задачи, требующие умственного напряжения и концентрации внимания – в таком помещении из-за наличия постоянного шума весьма сложно. А, значит производительность труда инженеров, конструкторов и пр. в опенспейсе будет ниже, чем если бы они сидели в отдельной тихой комнате.
Использование труда надомников и дистанционных работников /Заголовок 4/–
позволяет не тратить лишние деньги на аренду офисных и даже производственных помещений, ибо эти сотрудники не работают на территории работодателя. Каких специалистов работодатель может оформить как дистанционных работников или надомников? Чем отличаются дистанционные работники от надомников? Какие нюансы стоит учитывать, если вы решите воспользоваться данным способом экономии арендных площадей? Попытаемся ответить на эти вопросы.
Особенностям регулирования труда дистанционных работников посвящена глава 49.1 ТК РФ.
Согласно ст. 312.1. ТК РФ, дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет». Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной
Надомниками, согласно ст.310 ТК РФ, считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Надомник может выполнять работу, обусловленную трудовым договором, с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают.
Таким образом, если ваш работник будет заниматься интеллектуальным трудом – правильнее его оформить как дистанционного работника; если же он участвует в производственных процессах (например, шьет на дому вещи) – стоит оформить его как надомника.
На дистанционную работу могут быть переведены некоторые специалисты отдела IT; вебмастера; сотрудники издательств; бухгалтеры и пр. Надомниками работников, как правило, оформляют, если какой-то товар они могут изготовить самостоятельно: сшить или собрать вещь; изготовить сувенир и т.д. Если же речь идет о конвеерном производстве, где продукт создается в процессе совершения различных операций разными группами людей – то, естественно, сделать сотрудников, участвующих в производстве, надомниками, не удастся.
При подсчете суммы экономии от перевода сотрудников на дистанционный/домашний труд, необходимо учитывать и появление дополнительных расходов, связанных с их работой вне офиса.
Например, в случае использования надомником своих инструментов и механизмов ему выплачивается компенсация за их износ. Выплата такой компенсации, а также возмещение иных расходов, связанных с выполнением работ на дому, производятся работодателем в порядке, определенном трудовым договором (статья 310 НК РФ).
Дистанционный работник, скорее всего, будет работать на своем компьютере, использовать для работы свой телефон, автотранспорт и пр. Общая норма ст. 188 ТК РФ требует выплатить работнику за использование личного имущества компенсацию, а также износ (амортизацию). А специальная норма ст. 312.3. ТК РФ «Особенности организации и охраны труда дистанционных работников» устанавливает для дистанционных работников повышенные гарантии и требует от работодателя обеспечивать дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами в порядке, предусмотренном трудовым договором. А, кроме того, выплачивать им компенсацию за использование принадлежащего дистанционными работниками им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.
Сокращение затрат на персонал
Многие знают старый бородатый анекдот, как нельзя лучше иллюстрирующий наличие раздутого штата сотрудников. Приехала в СССР иностранная делегация. Встречаются директора заводов — нашего и японского. Японец говорит: «Мы станки делаем, у меня 10 цехов, 3000 рабочих занято». Наш говорит: «У меня тоже самое». Японец говорит: «У нас 6 инженеров работает». Наш директор думает: «Если сказать, что у нас 200 инженеров в заводоуправлении сидит, конфуз выйдет. Скажу, что у нас 7 инженеров». Так и сделал.
На следующий день встречаются они снова, а у японца глаза красные-красные. «Всю ночь, – говорит, — не спал. Все думал: чем у вас седьмой инженер занимается?».
Безусловно, основная причина раздутого ФОТ – это наличие необоснованно большого штата сотрудников, что часто обусловлено:
• — отсутствием норм труда;
• -непродуктивное использование рабочего времени сотрудником (перекуры, зависание в социальных сетях, если в организации не закрыт к ним доступ и пр.)
• — нелогичная организационная структура предприятия и т.д.
Оптимизацию затрат на персонал необходимо начинать с анализа организационной структуры предприятия; выяснения, какие функции выполняет то или иное подразделение; выявления дублирующих или ненужных обязанностей сотрудников и т.д., т.е. поиска рабочего времени, которое в данный момент необоснованно оплачивается работодателем. Безусловно, это сложная, самостоятельная кропотливая работа.
Заключение
Подведем итоги.
Если вы собрались сокращать затраты – первое, что следует сделать, это понять цель их минимизации и исходя из нее уже выстраивать стратегию по уменьшению расходов.
Затем – определить все виды затрат предприятия и подумать, как и какой из них можно оптимизировать. При этом главное – помнить правило: «Не навреди!» и не допустить ошибок, при которых вместо уменьшения затрат мы получим их увеличение или ухудшение эффективности работы предприятия.