Юлия Хачатурян, генеральный директор Nika, risk plan
Статья опубликована в журнале «Справочник экономиста»
Сокращение затрат: какие факторы стоит учитывать
В этой статье будут рассмотрены нюансы, которые необходимо учитывать при сокращении затрат организации. Кроме того, автор расскажет о некоторых способах минимизации расходов бизнеса на аренду.
Для того, чтобы увеличить прибыль организации, есть два пути:
· увеличить ее доходы;
· уменьшить ее расходы.
При принятии решения о необходимости уменьшения расходов компании, стоит учитывать ряд нюансов.
· Во-первых, должностному лицу организации, перед которым поставлена задача уменьшить затраты компании, необходимо понимать как эти действия будут коррелировать со стратегией поведения организации на рынке. Рассмотрим два возможных варианта.
Вариант 1. Возникла экстраординарная ситуация, в связи с которой резко уменьшились доходы компании и надежд, на то, что они восстановятся в полном объеме в ближайшие полгода нет. Так произошло, например, с туристическим бизнесом, когда наступила пандемия. Тогда компания пытается максимально сократить все возможные расходы.
Вариант 2. Организация, стабильно работает и собирается увеличивать сферу своего влияния на рынке, увеличивать ассортимент, привлекать новых покупателей, то есть преумножать свои обороты (выручку). В таком случае нельзя сократить все возможные расходы. Наоборот, в случае расширения сферы деятельности предприятия его расходы в целом увеличатся (придется нанимать новый персонал, арендовать площадь для хранения товара и т.д.). Но при этом никто не мешает проанализировать существующую структуру затрат предприятия на предмет, какие из них можно сократить безболезненно, не создав при этом проблем для дальнейшего развития бизнеса. Возможно, рядом с этой организацией открылся новый офисный центр, где арендная плата на 15 % ниже, чем сейчас платите вы.
· Во-вторых, следует помнить, что при уменьшении затрат одного вида в разы могут увеличиться затраты другого вида, что может повлечь увеличение общей суммы затрат. Таких ошибок при сокращении расходов допускать нельзя.
Пример 1
Организация решила переместить свое производство из центра города, где высокие ставки арендной платы, на его окраину, где стоимость аренды 1 квадратного метра площади не высока. Допустим, сумма экономии на арендной плате за год составит около 4 млн. рублей за год.
Очевидно, что значительной части персонала станет неудобно ездить на новое место работы и некоторые работники могут уволиться. Чтобы число таких сотрудников было минимальным, руководство организации решает приобрести несколько автобусов и нанять водителей, которые будут привозить сотрудников до работы и увозить их после окончания каждой смены. Также работодатель предварительно проводит письменный опрос среди сотрудников, цель которого – выяснить, какой процент работников согласится трудиться на новых условиях. Анализ анкет позволяет сделать следующий вывод: 50% персонала организации уволится и не будет работать на новом месте работы.
Это приведет:
- к необходимости осуществления затрат в размере 500.000 рублей на поиск нового персонала;
- невозможности осуществления бесперебойной работы предприятия, то есть к простою производства продолжительностью до двух месяцев (это время уйдет на поиск нового персонала). Неполученная выручка за это время составит 13,5 млн. рублей, не включая НДС.
Кроме того, необходимо будет оплатить двухмесячный простой рабочим, которые согласятся перейти на новое предприятие, приобрести автобусы, ежемесячно выплачивать заработную плату водителям этих автобусов и платить с суммы их зарплаты страховые взносы в бюджет.
В данном случае очевидно, что перемещение производства на окраину города повлечет за собой возникновение убытков (во всяком случае в ближайшие периоды времени), ведь сумма экономии меньше суммы дополнительных затрат.
Безусловно, данный пример упрощенный. На практике в результате подобного перемещения у работников могут поменяться существенные условия их договоров. В таком случае необходимо будет предупредить их об этих изменениях каждого сотрудника не менее чем за 2 месяца (статья 74 ТК РФ) и в случае отказа работников от работы в новых условиях выплатить им двухнедельное выходное пособие (ст. 178 ТК РФ). А, значит, затраты работодателя будут еще больше. С другой стороны, возможна ситуация, когда расходы в связи с перемещением предприятия на окраину города, наоборот, для компании будут меньше, например, если простоя удастся избежать или затраты, понесенные единовременно (на покупку автобуса, поиск нового персонала, оплату простоя) быстро окупятся во второй год работы на новом месте, так как сумма экономии на арендной плате будет более существенной.
Способы уменьшения затрат компании на арендную плату
Рассмотрим теперь способы уменьшения затрат компании на арендную плату. Вначале их перечислим, а затем рассмотрим нюансы применения каждого из этих способов.
1) Аренда более дешевой площади. (см. Пример 1)
2) Аренда оптимального по площади помещения для хранения товаров. Для того, чтобы определить, не снимает ли организация помещение большее, чем нужно для хранения продукции, делают расчет.
3) Отказ от аренды складских помещений за счет использования метода поставок «точно в срок».
4) Своевременное выявление и реализация товаров по сниженной стоимости, продолжение хранения которых на складе экономически нецелесообразно.
5) Сокращение офисного помещения за счет перевода части сотрудников на удаленку, оформления их в качестве надомников.
6) Размещение значительной части персонала в open space.
7) Использование при организации офисного пространства стратегии Hot-desking. Иногда ее называют стратегией WPI (Workplace innovation) или NTO (Non-Territorial Office).
Рассмотрим каждый из названных способов экономии на арендной плате более подробно.
Способ 1. Аренда более дешевой площади
На примере 1 мы уже показали, что аренда более дешевой площади может привести к необходимости для компании произвести дополнительные расходы и потерять часть выручки. Приведем другие примеры, когда, наоборот, аренда более дешевого помещения является эффективным способом улучшения экономических показателей предприятия.
Пример 2.
Склад крупнооптовой организации находится в центре города. Цена за аренду одного квадратного метра складского помещения составляет 500 рублей в месяц. Продукцию со склада покупатели-владельцы розничных магазинов забирают самостоятельно. За городом складские помещения можно снимать в 5 раз дешевле. Однако, в таком случае части покупателей станет неудобно забирать товар со склада продавца самостоятельно и ему придется взять на себя обязательства по доставке товара для них без дополнительной оплаты этой услуги его клиентами. На покупку автотранспорта уйдет 500.000 рублей. Бензин, зарплата водителя, который будет самостоятельно доставлять товар розничным продавцам, и страховые взносы с нее составят 1,5 млн. за год.
Предположим, что обе компании-арендодатели (и та, которая сдает в аренду помещение, которое находится в городе, и та, которая сдает в аренду помещение, которое находится за городом) применяют УСН.
Площадь склада, необходимая организации для хранения ее товаров, составляет 1000 кв. метров.
Если компания будет арендовать склад в городе, то за год арендная плата за склад составит 6 млн. рублей: 1000 кв. метров* 500 р.* 12 месяцев
Если склад будет размещен за городом арендная плата составит 1,2 млн. рублей: 1000 кв. метров * 100 р.12 месяцев Экономия продавца от перемещения склада за город составит: 6 млн. рублей – 1, 2 млн. рублей – (1,5 млн. рублей+500.000 рублей) = 2 800 000 рублей за первый год Способ 2. Аренда оптимального по площади помещения для хранения товаров Иногда организация арендует лишние площади для хранения товаров и соответственно платит большую сумму за аренду помещения, чем надо. Как сделать расчет оптимальной площади склада? Площадь складского помещения делится на два вида: полезную, где хранится товар и иную, вспомогательную, которая включает в себя лестницы, проходы, бытовые помещения и пр. Для того, чтобы рассчитать оптимальную полезную площадь, вначале необходимо определить количество запасов, которое нужно хранить на складе определенный отрезок времени, затем определить, к какой категории относятся хранимые товары. Они могут быть тяжелые или легкие, но объемные. Если организация продает настольные лампы, которые хранятся в коробках – то эта категория товаров будет считаться легкой, но объемной; если фирма – это оптовая компания, которая продает крупу, то ящики с крупой будут относится к тяжелым товарам. Для расчета полезной площади хранения тяжелых товаров используют следующую формулу: Полезная площадь склада = Максимальный размер товаров/Допустимая нагрузка на 1 м2 полезной площади склада. Для расчета полезной площади хранения легких, но объемных товаров нужно найти оптимальное количество ячеек, необходимых для хранения товаров, а затем стеллажей. Оптимальное количество ячеек = Максимальный размер запасов, подлежащих хранению (в тоннах)/объем ячейки стеллажа в м²удельный вес хранимого материала т/м³коэффициент заполнения объема ячейки (отношение объема запаса к объему ячейки) Оптимальное количество стеллажей рассчитывается путем деления общего количества ячеек стеллажей, нужного для хранения товаров/материалов на количество ячеек в одном стеллаже. Полезная площадь склада = площадь, занимаемая одним стеллажом (м²)количество стеллажей, необходимых для хранения соответствующего количества запасов.
В том случае, если после осуществления расчетов станет очевидно, что организация арендуем много лишней площади – стоит задуматься о поиске склада меньшей площади для аренды.
Способ 3. Отказ от аренды складских помещений за счет использования метода поставок «точно в срок.»
Метод поставок «точно в срок» подразумевает под собой следующее: в тот момент, когда покупатель обращается с заявкой к розничному продавцу о продаже ему товара, тот закупает его у оптового продавца.
Пример 3
В магазине, где продаются товары для рукоделия, лишь незначительная часть из них размещена в торговом зале. Склад же у магазина отсутствует. Если покупателю нужен товар, отсутствующий в точке продаже, продавец предлагает выбрать его по каталогу, сообщает покупателю, когда товар поступит и после этого организация закупает его у оптовой компании. Если покупателю, например, нужно 7 мотков пряжи, а оптовая компания продает не меньше десяти, 3 из них оставляют в торговом зале.
Безусловно, этот способ экономии на аренде склада можно использовать только, если специфика деятельности организации это позволяет и покупатели согласны ждать поставки товара в течение нескольких дней.
Способ 3. Своевременное выявление и реализация товаров по сниженной стоимости, продолжение хранения которых на складе экономически нецелесообразно.
Иногда вещи продают по цене значительно ниже, чем их рыночная стоимость, что может быть обусловлено необходимостью освободить нерационально используемую часть площади склада.
Пример 4
Предприниматель закупил 100 пар обуви премиум-класса. Средняя рыночная рынке цена каждой пары такой обуви составляет 70.000. Часть пар состоятельные модницы, отслеживающие появление новых коллекций, сразу раскупили. На следующий год коллекция уже становится «старой», продавец немного снижает цену на обувь, но это не помогает привлечь покупателей, ведь богатые люди не хотят покупать старую коллекцию, а средний класс предпочтет купить качественную обувь, но за цену в 2-4 раза меньше.
Если продавец не догадается значительно снизить цену на такую обувь хотя бы на третий-четвертый год – она становится предметом, который просто поедает его собственный бюджет. Во-первых, она хранится на складе много лет, в течение которых продавец исправно платит арендную плату за то место, где она находится, надеясь, что однажды кто-то оценит эксклюзивную модель по заслугам и его затраты окупятся. Во-вторых, то же самое место на складе могли бы занимать другие, более актуальные модели, которые продавец бы оперативно реализовал, получив свою долю прибыли. Крупные сетевые магазины обуви не осуществляют подобных ошибок. Они своевременно снижают цены на товары, если сезон покупок уже прошел, и значительно – на старые коллекции, ибо уже давно рассчитали, и во сколько обходится оплата хранения лишней пары обуви на складе, и какую прибыль они теряют, не желая снизить цены на залежалый товар.
Допустим, цена аренды метра склада составляет в данном местности 400 рублей в месяц или 4800 рублей за год. На одном метре полезной площади удается хранить 10 пар обуви (на практике, в зависимости от того, о какой обуви идет речь, эта цифра может быть как меньше, так и больше, коробки с ботфортами будут большими, а с балетками – маленькими). Кроме полезной площади владелец бизнеса оплачивает и иную площадь склада. Допустим, соотношение полезной площади к иной площади склада составляет 1/2.
Фактически цена хранения одной пары обуви за год составит: (4800 р. + 4800р./2 (стоимость оплаты иной площади, необходимой для обслуживания полезной площади)/10 пар = 720 рублей за год. Кроме того, если бы эти теряющие актуальность модели не хранились на складе, там можно было бы разместить 10 других пар обуви, которые бы успешно были проданы за год и принесли бы прибыль компании в размере 30.000 рублей. Если же товары, благодаря гибкой ценовой политике, реализовывались более оперативно, то продажа обуви, хранящейся на складе, могла принести прибыль его арендатору на порядок больше.
Способы сокращения платы за аренду иных помещений
Чтобы сэкономить на аренде офисной площади можно разместить сотрудников в Оpen space. Этим термином принято называть большой зал, в котором умещается большое число сотрудников. Иногда Оpen space называют весь офис, в котором подавляющее большинство сотрудников сидят в открытом большом зале; меньшинство (топ-менеджеры, бухгалтерия, юристы) занимает отдельные кабинеты и в котором есть несколько переговорных комнат.
Несмотря на то, что есть менеджеры по персоналу, которые доказывают, что Оpen space используется для того, чтобы сплотить сотрудников, поднять их корпоративный дух, сделать из них сплоченную команду, очевидно, что при его использовании при том же количестве сотрудников, организации понадобится меньшая арендуемая офисная площадь, чем если всех офисных работников компании разместят в кабинетах. При использовании такой организации офисного пространства как Оpen space для экономии денег на аренду помещений, следует помнить, что в открытом зале из-за высокого шума не ли стоит размещать сотрудников, чья работа требует высокой сосредоточенности, работающих с секретной информацией и пр.
Другими способом сокращения арендной платы может быть перевод сотрудника на удаленку, оформления их в качестве надомников.
Пример 5 (Использование труда надомников)
Организация представляет собой сеть ателье, в каждом из которых работает по две швеи – одна занимается пошивом изделий, другая осуществляет мелкий ремонт: подшивает молнии, вставляет брюки и т.д. Фактически площадь помещения можно разделить на 2 части – производственную и ту, в которой осуществляется работа с клиентом (оборудовано место, где стоит касса для приема платежей и т.д.) Если швея, осуществляющая мелкий ремонт будет работать как надомник, а прием ее заказов осуществлять вторая швея, это позволит сократить площадь снимаемого помещения.
Особенности регулирования труда надомников установлены главой 49 ТК РФ. Надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет (статья 310 ТК РФ).
Прежде чем принять решение о переносе отдельных ателье в меньшие по площади помещения и переводе части сотрудников на надомную работу – необходимо сделать предварительные расчеты.
При их осуществлении следует учесть, что, во-первых, организации необходимо будет оплатить услуги водителя, который будет развозить вещи клиентов, которые нужно отремонтировать, по домам швей и затем привозить готовые изделия обратно в ателье. Водитель может быть индивидуальным предпринимателем (в таком случае компания заплатит ему фиксированную сумму за его услуги), наемным работником со своей машиной (тогда фирме придется не только платить ему зарплату, но и либо выплачивать ему компенсацию за использование личного автотранспорта в работе, а также износ, как это требует от работодателя делать статья 188 ТК РФ, либо заключить с водителем договор об аренде машины). Также организация может сама приобрести автотранспорт, на котором будет работать наемный шофер.
Кроме того, следует учитывать, что статья 310 ТК РФ требует от работодателя в случае использования надомником (в данном случае речь идет о швеях) своих инструментов и механизмов выплачивать компенсацию за их износ (например, швейной машинки). Выплата такой компенсации, а также возмещение иных расходов, связанных с выполнением работ на дому, производятся работодателем в порядке, определенном трудовым договором.
Если сумма сэкономленной в итоге за год арендной платы будет больше, чем сумма стоимости услуг водителя, платы за возможность использовать автотранспорт и дополнительных сумм, выплачиваемых надомнику в соответствии со ст. 310 ТК РФ – то отказ организацией от части арендуемой площади будет экономически целесообразен.
Таким же образом поможет сэкономить сумму арендной платы и перевод офисных сотрудников на дистанционную работу на постоянной основе.
Особенности регулирования труда дистанционных работников установлены главой 49.1 ТК РФ.
Согласно статье 312.1 ТК РФ, дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
При расчете суммы экономии, фактически полученной в результате перевода части сотрудников на удаленку за счет сокращения арендуемой площади, следует учитывать, что работодатель обязан обеспечить дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (статья 312.6 ТК РФ). Для этого может понадобиться оплатить услуги фирмы-перевозчика, т.к. необходимо будет перевести необходимое для работы сотрудника оборудование к нему домой.
В том случае, если дистанционный работник использует для выполнения трудовой функции принадлежащие ему или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, работодатель должен выплатить дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возместить расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются колдоговором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Если же дистанционная работа сотрудника будет носить периодический характер (он будет то трудиться в офисе, то работать дома), то для экономии арендной площади можно использовать такую систему как Hot-desking или незакрепленное рабочее место.
В чем ее суть? Допустим, в организации работает 100 офисных сотрудников. Для размещения стационарных рабочих мест этих сотрудников нам необходима площадь в размере 500 кв. м. Анализ табеля учета рабочего времени позволяет сделать вывод, что около 15% рабочих мест в офисе ежедневно пустует (часть работников находится в отпуске, часть на больничном, часть – в командировках, часть работает дистанционно, в офисе же появляется 1-2 раза в неделю). Если сократить количество стационарных рабочих мест на 15 %, то удастся арендовать площадь помещения на 75 кв. метров меньше (500 кв. м./10015). Если арендная плата составляет, например, 1500 рублей за метр в месяц, то за год экономия на таком уменьшении рабочих мест составит 1500 руб.75 метров*12 месяцев= 1.350.000 рублей. Чтобы добиться такой экономии, за работниками не закрепляют их рабочие места. Каждый сотрудник занимает то место, которое свободно в тот момент, когда он утром появился на работе.
Как видно, способов оптимизации затрат не так уж и мало. Главное, использовать их правильно, с учетом нюансов работы и стратегии поведения на рынке вашей организации, чтобы не получить результат, противоположный желаемому.